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采购管理和采购流程分析

时间:2014-04-18 来源:南方交易网 作者:chenxy 浏览:4873次

对于中国的经理人来说,有效的采购管理是一个比较紧迫的管理话题。如何用管理流程的观点来贯穿采购的各个环节,并和竞争对手的成本结构进行比较,从而改善成本结构,使企业在市场上保持竞争优势。下面我们来详细分析企业的采购管理,采购流程的分析。了解更多的采购信息,可以查看这篇文章:影响采购选择供应商的人为因素

 

采购流程的内容

   1、询价(Solicitation)

  询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的信息,该过程的专业术语叫供方资格确认(SourceQualification)。获取信息的渠道有:招标公告、行业刊物、互联网等媒体、供应商目录、约定专家拟定可能的供应商名单等。通过询价获得供应商的投标建议书。

  2、供方选择(Source Selection)

  这个阶段根据既定的评价标准选择一个承包商。评价方法有以下几种:

  合同谈判:双方澄清见解,达成协议。这种方式也叫议标

  加权方法:把定性数据量化,将人的偏见影响降至最低程度。这种方式也叫综合评标法

  筛选方法:为一个或多个评价标准确定最低限度履行要求。如最低价格法。

  独立估算:采购组织自己编制标底,作为与卖方的建议比较的参考点。

  一般情况下,要求参与竞争的承包商不得低于三个。选定供方后,经谈判,买卖双方签订合同。

  3、合同管理

  合同管理是确保买卖双方履行合同要求的过程,一般包括以下几个层次的集成和协调。

  1)授权承包商在适当的时间进行工作。

  2)监控承包商成本、进度计划和技术绩效。

  3)检查和核实分包商产品的质量。

  4)变更控制,以保证变更能得到适当的批准,并保证所有应该知情的人员获知变更。

  5)根据合同条款,建立卖方执行进度和费用支付的联系。

  6)采购审计。

  7)正式验收和合同归档。

   采购流程的控制

  一般而言,采购过程应当从以下几个方面进行控制:

  1、制定详尽的价格表(含价格上限和相关政策)

  2、采用符合企业特点的采购策略(如常用的经济批量采购策略)

  3、规定严格的采购流程(含申请制度、归口部门、订单审批制度、订单跟踪等过程)

4、制定合理的质检与验收流程等。除此之外,采购付款也应当涵盖在采购过程管理何时付款和如何付款同样需要进行成本与效益的平衡,因为资金同样是有成本的(资金成本)

最有效的采购管理方法:

  采购流程发现问题

  此阶段由使用部门提出需求。只有具体的使用者知道他们的需求是什么,而不是决策者。这是工业品销售的基层环节。这个阶段使用者已经将发现的问题向上层汇报,客户内部在酝酿要不要采购计划、考虑预算等问题。 这一阶段一般会组建有人员共同组成的项目采购小组。

  采购流程确定采购的技术标准

  在这一阶段,是客户关于采购标准制定阶段。通常由客户使用部门和技术部门分析需求,再把需求转化成采购标准。采购标准制定好以后,客户将以标书的形式发布出来,准备投标的那到表述就可以制定方案了。此时,不管销售人员如何推荐本产品的优点,客户一般不会改动采购方案,除非发现了致命的缺陷。因为对他们来说,采购方案的改动是牵一发而动全身的,成本很高。

  采购流程项目评标

  客户一般会与两家以上的销售厂家进行洽谈,以便进行评估和比较,得到更好的商业条件。这个阶段会确立首选供应商。这一阶段客户会通过商务谈判,努力争取一些附加价值。产品的技术标准和规格、数量以及付款方式等都是合同审核的内容。

  采购流程签订协议

本阶段是签订合同,交付产品,实施安装。合同的签订并不意味着交易的结束。真正的销售这个时候才真正开始。销售人员要按合同认真履行承诺,准时交货,按进度完成。了解客户内部采购流程,是工业品营销说对话、找对人、做对事的前提。有助于规划未来目标,控制成本和投资,以及衡量企业的绩效。

通过上述的讲解,相信你对企业的采购管理和常规的采购流程已有了初步的了解,如果你想了解更多的采购信息、求购信息网站可以阅读这篇文章:2014年十大求购信息网。在其中你可以了解到各大求购信息网站的特点,寻找优质的供应商。

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